Los módulos de un ERP: para qué sirve cada uno y por qué hay que mantenerlos

Un ERP se elige por sus módulos: contabilidad, facturación, almacén, TPV… Es lo primero que se mira en una demostración. Pero hay dos cosas que no salen en la lista y que pesan más que cualquier funcionalidad suelta: que los módulos se hablen entre sí y que alguien los mantenga al día. Este artículo va de las dos.

Qué hace cada módulo de Koral Data

• Contabilidad. El Plan General Contable, los asientos que se generan solos, el diario, el mayor, el cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
• Ventas y facturación. Del presupuesto a la factura con Verifactu, pasando por el pedido y el albarán, con tarifas, comerciales y series.
• CRM. Las oportunidades por etapas, las tareas comerciales y las campañas de email, con los mismos clientes que facturación.
• Impuestos. Los libros de IVA y los borradores del 303, el 390, el 347, el 349, el 111 y el 115, sacados de lo que ya has registrado.
• Compras y gastos. Los pedidos a proveedor, las entradas de mercancía y las facturas recibidas, que se leen solas desde la foto o el PDF.
• Tesorería. Los cobros y los pagos, las remesas SEPA y la conciliación con el extracto del banco.
• Inventario. El stock por almacén, ubicación, lote y número de serie, con su coste medio.
• Fabricación. Las listas de materiales, las órdenes de producción, las rutas y la planificación de qué fabricar y cuándo.
• TPV. La venta en el mostrador con su caja y Verifactu en cada ticket, con el mismo stock que el almacén.
• Portal del cliente. Tus clientes ven sus facturas, las pagan y contestan tus presupuestos.

Y alrededor, las integraciones con tu tienda online o tu pasarela de pago, y la API para conectar lo que necesites.

Por qué son útiles: cada dato, una sola vez

Lo útil de un módulo no es la pantalla, sino lo que hace con el dato y a quién se lo pasa. Sigue una venta de principio a fin:

1. La oportunidad del CRM se convierte en un presupuesto.
2. El cliente lo acepta y pasa a pedido. Si hay que fabricarlo, la orden de fabricación sale del pedido y lo fabricado queda reservado para él.
3. El albarán descuenta el stock del inventario.
4. La factura se numera, lleva su registro de Verifactu, genera su asiento en contabilidad y su vencimiento en tesorería.
5. El cliente la paga desde el portal, o el cobro aparece en el extracto del banco y se concilia.
6. Al final del trimestre, el 303 sale de los libros de IVA, que se han llenado solos.

Nadie ha copiado una cifra de un programa a otro. En una empresa con un programa para facturar, otro para la contabilidad y una hoja de cálculo para el almacén, cada uno de esos pasos es una oportunidad de teclear mal, de olvidarse de algo o de tener dos versiones de la misma cifra. Lo contamos con más detalle en por qué hemos construido Koral Data.

La otra ventaja es que no hace falta tenerlo todo desde el primer día. Una empresa de servicios puede empezar con facturación, contabilidad e impuestos y añadir el CRM cuando crezca el equipo comercial. Un taller puede sumar el inventario y la fabricación cuando le haga falta. Los datos ya están dentro: el módulo nuevo empieza a trabajar con ellos.

Por qué hay que mantenerlos

Un programa de gestión no es un libro que se escribe una vez. Lo que hace hoy está bien hoy; dentro de un año, una parte habrá cambiado sin que tú hayas tocado nada. Estas son las razones.

Hacienda cambia cada año

• Los modelos cambian. Cada año se publican órdenes que modifican casillas, instrucciones y diseños de registro de modelos como el 303 o el 390. Un borrador calculado con el diseño del año pasado no se puede presentar.
• Los tipos de IVA cambian. Las rebajas temporales del IVA de la luz y de los alimentos de los últimos años obligaron a cambiar tipos, fechas de vigencia y facturas a mitad de ejercicio.
• Llegan obligaciones nuevas. El calendario de Verifactu se ha aplazado ya varias veces, y la factura electrónica entre empresas tiene ya su reglamento. Cada cambio de fecha o de formato toca la facturación, el TPV y los impuestos a la vez.
• Cambian hasta las clasificaciones. La CNAE-2025 ha sustituido a la de 2009, y con ella los códigos con los que se identifica la actividad de cada empresa.

Un ejemplo de este mismo mes: hemos revisado el 303 y el 390 contra el BOE y los diseños de registro oficiales, y hemos añadido las actividades de la empresa, con su epígrafe del IAE y su CNAE, y la prorrata por actividad.

Los bancos y los formatos también tienen versiones

Las remesas SEPA, los extractos en Norma 43 o la factura electrónica en Facturae son ficheros con un formato definido, y esos formatos se revisan. Cuando un banco deja de aceptar una versión antigua, el aviso es que te devuelven la remesa.

Las integraciones se rompen si nadie las cuida

Tu tienda online, la pasarela de pago o el servicio de correo cambian sus APIs y retiran las versiones antiguas con un plazo. Un conector que nadie mantiene funciona perfectamente hasta el día en que deja de funcionar, normalmente sin avisar y en plena campaña.

La seguridad no se instala una vez

Todo programa se apoya en un lenguaje, un servidor y decenas de librerías que publican correcciones de seguridad continuamente. Un programa que no se actualiza va acumulando agujeros conocidos, con los datos de tu empresa y de tus clientes dentro.

Y los módulos mejoran con el uso

Mantener no es solo apagar fuegos. Solo en octubre, los módulos de Koral Data han sumado el pago de facturas desde el portal con tarjeta o Bizum, los precios por categoría de artículos, las ubicaciones unas dentro de otras y el plano del almacén, tres diseños de PDF y un módulo entero de fabricación. Un programa que no evoluciona no se queda igual: se queda atrás.

Qué significa en Koral Data

• Las actualizaciones llegan solas. Koral Data funciona en la nube: nadie instala nada, nadie se queda en una versión antigua y todos los clientes trabajan con la misma.
• Lo mantiene quien lo programa. Somos un equipo pequeño en Vinaròs, y quien te atiende es quien desarrolla el programa. Cuando cambia una norma, la cambiamos en el programa.
• Te lo contamos. Los cambios normativos que te afectan los explicamos en este blog, como el calendario fiscal de 2027 o lo que cambia con Verifactu.

Cómo saber si tu programa está mantenido

Si usas otro programa, cinco preguntas que conviene hacerse:

1. ¿Cuándo fue la última actualización? Si no lo sabes, mala señal.
2. ¿Saca los modelos de este año con el diseño vigente?
3. ¿Qué plan tiene para Verifactu y para la factura electrónica? Y si te lo han explicado alguna vez.
4. ¿Siguen funcionando sus conectores con tu tienda, tu banco o tu pasarela de pago?
5. ¿Quién te avisa cuando cambia algo? Si la respuesta es «nadie», te enterarás por Hacienda o por el banco.

Si alguna respuesta no te convence, cambiar de programa es menos traumático de lo que parece: lo explicamos en cómo migrar de Factusol o Excel a un ERP en la nube. Y si quieres ver cómo encajan los módulos en tu empresa, tienes todos en módulos, o escríbenos y te los enseñamos con tus datos.