El plano del almacén: ve dónde está cada cosa sin salir de la oficina

«¿Dónde está el tablero de roble?» En muchos almacenes, la respuesta depende de quién esté ese día. El programa dice que hay 120 unidades, pero no dónde, o lo dice con un código que solo entiende quien lo inventó. Y cuando llega un pedido grande, nadie sabe a simple vista si queda sitio en la nave o hay que empezar a apilar en el pasillo.

Para eso hemos añadido el plano del almacén al inventario de Koral Data.

Del listado de ubicaciones al plano

Casi todos los programas de gestión tienen ubicaciones: un código por estantería o por hueco y una lista con lo que hay en cada una. Funciona, pero obliga a traducir mentalmente el código al sitio real. El plano hace esa traducción por ti: ves el almacén como es, y cada ubicación en su sitio.

Cómo se dibuja

Abres el plano y colocas los elementos donde están en la realidad:

• Edificios: la nave, la cámara, el invernadero o la tienda.
• Estanterías, filas con sus puestos y zonas de forma libre.
• Pasillos, accesos y textos para orientarse.

Todo se mueve, gira, se repite y cambia de tamaño, y si te equivocas, deshaces. Para guardar existencias, a un elemento le das un código (por ejemplo, N1-A-03) y se convierte en una ubicación.

Las ubicaciones van unas dentro de otras: la nave contiene sus pasillos, y cada pasillo sus estanterías. En la lista se ven como un árbol plegable, con lo que hay dentro de cada una sumado.

Sirve igual para un almacén de estanterías que para algo menos convencional, como un vivero con sus invernaderos y sus filas de mesas.

Qué ves en el plano

• Cada ubicación pintada por su estado: lo que está listo, lo que está en curso o previsto (por ejemplo, porque sale de una orden de fabricación), lo que está reservado para un pedido de cliente y lo que está libre.
• Una capa de huecos libres, para saber de un vistazo dónde cabe la próxima entrada de mercancía, y otra que deja solo lo que está listo.
• La ocupación de cada nave.
• Qué hay en cada ubicación, con su artículo y su lote, al pulsarla.

Con doble clic en una nave, el plano la aísla y la amplía, y con «Ver todo» vuelves al conjunto. Al elegir una ubicación en la lista o buscar un artículo, el plano se acerca a ella.

Y lo que puedes hacer desde él

• Buscar un artículo y ver dónde está.
• Mover existencias de una ubicación a otra, desde el propio plano.
• Recibir la mercancía en su sitio. Al convertir un pedido de compra en entrada, cada línea lleva su lote, su caducidad y su ubicación.

Todo sale del mismo stock

El plano no es un dibujo aparte que alguien tiene que mantener: muestra el mismo stock que usan las ventas, las compras y la fabricación. Si un albarán sirve un pedido, el hueco se vacía; si una orden de fabricación termina, lo fabricado aparece en su ubicación; si un lote se reserva para un cliente, el plano lo marca como reservado.

Cómo empezar

1. Decide los códigos antes de dibujar: nave, pasillo, estantería y, si hace falta, altura. Algo como N1-A-03-2 se entiende solo.
2. Empieza por una nave, la que más movimiento tiene, y añade las demás después.
3. Etiqueta las ubicaciones en la realidad con su código, para que lo que ves en el plano coincida con lo que hay en la estantería.
4. Haz un recuento para que lo que dice el plano sea lo que hay. Con el lector de códigos de barras se hace rápido.

Si quieres verlo con tu almacén, escríbenos y lo dibujamos contigo.