Portal del cliente: tus clientes descargan sus facturas sin pedírtelas

«¿Me reenvías la factura de marzo?». «¿Cuánto os debo?». «¿Os llegó lo del presupuesto?». Son correos y llamadas que no cuestan mucho uno a uno, pero que llegan todas las semanas, siempre en mal momento, y que obligan a alguien de la oficina a dejar lo que está haciendo para buscar un PDF.

Ahora, en Koral Data cada cliente puede tener su portal del cliente: una página privada donde ve lo suyo, cuando quiere, sin pedírtelo.

Qué ve tu cliente

Al entrar, el portal le saluda con tres números:

• Lo pendiente de pago, con un enlace a las facturas que lo forman.
• Lo vencido, si ya ha pasado la fecha de pago de alguna factura.
• Los presupuestos que esperan su respuesta.

Debajo, sus últimas facturas. Y desde el menú llega al resto:

• Facturas. Todas, con su estado de pago y lo que queda pendiente de cada una. Si una factura se paga en varios plazos, despliega sus vencimientos y ve cuál está cobrado y cuál no. Cada factura se ve o se descarga en PDF, y un filtro deja solo las pendientes.
• Presupuestos, en PDF, con los botones para aceptarlos o rechazarlos.
• Pedidos y albaranes, también en PDF. El albarán es justo lo que suele pedir el almacén del cliente cuando llega la mercancía.
• Sus datos. Puede corregir su email, su teléfono y su dirección, así que eres tú quien se entera de que se han mudado, no al revés.

Presupuestos aceptados sin perseguir a nadie

El presupuesto es lo que más se pierde entre correos. Con el portal, el cliente lo abre, lo revisa y pulsa Aceptar o Rechazar, con un comentario si quiere («adelante, pero entrega en enero»).

A quien hizo el presupuesto le llega un email con la respuesta y el comentario, y la respuesta queda en el propio presupuesto, en tu lista de presupuestos.

Dos detalles:

• Aceptarlo no lo convierte en pedido ni en factura. Lo conviertes tú cuando lo tengas listo, como siempre, por si hay que ajustar algo antes.
• Un presupuesto caducado no se puede aceptar. Si tenía validez hasta una fecha y ya pasó, el portal le dice al cliente que te pida uno nuevo.

Pagar desde el portal

Si conectas tu pasarela de pago, cada factura pendiente lleva un botón Pagar y el cliente paga lo que queda de ella:

• Con tarjeta, a través de tu cuenta de Stripe.
• Con tarjeta o con Bizum, a través del TPV virtual de tu banco (Redsys), si tienes Bizum activado.

La pasarela se conecta en Ajustes › Integraciones, con la clave de Stripe o los datos del TPV virtual que te da el banco, y eliges la cuenta de tesorería donde entra el dinero. Cuando la pasarela confirma el pago, el cobro se registra solo en la factura, con su asiento, y el cliente ve la factura pagada al volver al portal.

Sin contraseñas

Nadie quiere otra contraseña, y menos para ver una factura. Por eso el portal no la tiene:

1. Das acceso desde la ficha del cliente, con «Enviar acceso». Le llega un email con el enlace para entrar. Si prefieres mandárselo por otro medio, puedes copiar el enlace.
2. El enlace sirve una sola vez y caduca en 7 días. Al usarlo, el cliente queda dentro durante 30 días, que se renuevan cada vez que entra.
3. Si el enlace caduca o se le borra el correo, pide otro desde la página de entrada del portal escribiendo su email. Si ese email no tiene acceso, la página no lo dice, para que nadie pueda averiguar quién es cliente tuyo.

Por defecto, el cliente entra con el email general de su ficha. Si las facturas las mira otra persona, por ejemplo su departamento de administración, pones un email de acceso distinto solo para el portal.

Y si dejas de trabajar con un cliente, «Quitar acceso» cierra sus sesiones abiertas y anula los enlaces que le hubieras enviado.

Lo que cambia en la oficina

• Menos «¿me reenvías la factura?». Las facturas, los albaranes y los presupuestos están en el portal, siempre, también el domingo por la noche.
• Menos llamadas para saber cuánto deben. El cliente ve lo pendiente y lo vencido con las mismas cifras que tú, porque salen de los mismos vencimientos que usas para cobrar.
• Cobras antes. El cliente que ve una factura pendiente la puede pagar en ese momento, sin pedirte el número de cuenta.
• Presupuestos que se contestan. Un botón es más fácil que redactar un correo, y la respuesta te llega sin buscarla.
• Datos de contacto al día, corregidos por quien mejor los conoce.

No hay nada que instalar ni que exportar: el portal muestra las facturas, los presupuestos, los pedidos y los albaranes que ya emites en ventas y facturación. Si quieres verlo con tus clientes, escríbenos y te lo enseñamos.