Pasar de Factusol o Excel a un ERP en la nube: cómo es la migración

Muchas empresas llevan años con un programa de facturación instalado en el ordenador de la oficina, como Factusol, o directamente con hojas de Excel. Funciona, hasta que llegan Verifactu, la factura electrónica, un segundo almacén o la necesidad de consultar algo desde fuera de la oficina. Entonces aparece la pregunta: ¿y cómo me cambio sin perder nada?

La buena noticia es que una migración bien planteada no es un salto al vacío. Es un proceso con pasos claros.

Cuándo merece la pena cambiar

• Cuando la normativa te obliga: tu programa no cumple Verifactu o no podrá emitir facturas electrónicas.
• Cuando pasas datos a mano del programa de facturación a la contabilidad, o del Excel al programa.
• Cuando necesitas trabajar fuera de la oficina, o que almacén, tienda y oficina vean los mismos datos.
• Cuando la gestión depende de hojas de Excel que solo entiende una persona.

Qué datos se migran

Datos	¿Se migran?	Cómo
Clientes y proveedores	Sí	Con su NIF, direcciones, formas y días de pago y cuentas bancarias
Artículos y servicios	Sí	Con referencias, códigos de barras, precios, tipos de IVA y familias
Tarifas y precios especiales	Sí	Por cliente o por grupo
Stock	Sí, como inventario inicial	Por almacén, y por lote o número de serie si los usas
Cobros y pagos pendientes	Sí	Las facturas sin cobrar o sin pagar, con sus vencimientos
Plan de cuentas y saldos	Sí	Saldos de apertura al inicio del ejercicio, o sumas y saldos a la fecha de arranque
Facturas de ejercicios anteriores	Según lo necesites	Como consulta, o se conservan en el programa antiguo
Remesas y mandatos SEPA	Sí	Mandatos de tus clientes con domiciliación

Lo que no se migra son las configuraciones propias del programa antiguo (plantillas, informes, permisos): se vuelven a preparar en el nuevo, normalmente de forma más sencilla.

El mejor momento para arrancar

• Al empezar un ejercicio (1 de enero): lo ideal. La contabilidad empieza limpia con los saldos de apertura, y el IVA y los modelos anuales quedan enteros en un solo programa.
• Al empezar un trimestre: buena alternativa. El IVA del trimestre se declara desde un solo sitio.
• A mitad de trimestre: se puede, pero el 303 de ese trimestre tendrá que juntar datos de los dos programas.

Evita arrancar en plena campaña o en temporada alta: el equipo necesita unos días de margen para acostumbrarse.

Los pasos de una migración bien hecha

1. Inventario de datos. Qué hay, dónde está y qué calidad tiene. En muchas empresas, los clientes están en el programa de facturación, los precios en un Excel y el stock en otro.
2. Exportar. Programas como Factusol permiten sacar los listados de clientes, proveedores y artículos a una hoja de cálculo; las hojas de Excel ya lo están. Si hace falta, también se puede trabajar directamente con la base de datos del programa.
3. Limpiar. Es el mejor momento para quitar clientes duplicados, corregir NIF y direcciones, dar de baja artículos que ya no se venden y unificar familias. Un dato malo migrado sigue siendo un dato malo.
4. Hacer corresponder los campos. Qué columna del programa antiguo va a qué campo del nuevo: forma de pago, tipo de IVA, familia, cuenta contable.
5. Importar en pruebas y comprobar. Que el número de clientes y artículos coincide, que el stock valorado cuadra y que la suma de cobros pendientes es la misma que en el programa antiguo.
6. Fijar la fecha de arranque y cargar los datos definitivos ese día: stock inicial, pendientes y saldos.
7. Formar al equipo con sus propios datos, no con un ejemplo.
8. Acompañar las primeras semanas, que es cuando surgen las dudas de verdad.

Las facturas del programa antiguo

Cambiar de programa no te libra de conservar lo anterior:

• Las facturas y los libros hay que conservarlos: cuatro años a efectos fiscales y seis según el Código de Comercio.
• Guarda una copia completa del programa antiguo y de sus datos, o exporta las facturas y los libros a PDF y a hoja de cálculo antes de darlo de baja.
• En el programa nuevo, empieza una serie de facturación nueva. Así no se mezclan numeraciones y cada factura queda en el sistema que la emitió.

Errores que conviene evitar

• Migrarlo todo «por si acaso». Diez años de histórico que nadie consulta solo complican la migración. Migra lo que se usa; el resto, consérvalo aparte.
• No comprobar los totales. Si los pendientes de cobro no cuadran el primer día, no cuadrarán nunca.
• Trabajar con los dos programas en paralelo durante meses. Unos días para comparar está bien; más tiempo duplica el trabajo y los errores.
• Dejar la formación para después. El programa nuevo solo ahorra tiempo si el equipo lo usa desde el primer día.

Cómo lo hacemos en Koral Data

Koral Data funciona en la nube: no hay que instalar nada, así que el alta es inmediata. Si quieres, nos ocupamos nosotros de toda la migración: traemos tus datos desde el programa que usas hoy, por API o desde ficheros SQL, JSON, Excel o CSV, comprobamos cada fila antes de importarla y repasamos contigo que los totales cuadran antes de arrancar.

Si estás pensando en cambiar, cuéntanos qué programa usas hoy y te decimos cómo lo haríamos en tu caso.