Autónomo y organizado: cómo te ayuda Koral Data a llevar tu negocio

Ser autónomo es hacer tu trabajo y, además, el de toda la oficina. Nadie te lleva la administración: la llevas tú, normalmente por la noche o el domingo, cuando el trabajo de verdad ya está hecho.

Y casi siempre se repite la misma historia.

La semana (y el trimestre) de un autónomo

• Las facturas, en el correo. Las que mandas, en una carpeta de «Enviados». Las que recibes, en la bandeja de entrada, mezcladas con todo lo demás.
• Los tickets, en la cartera. El de la gasolina, el del material, la comida con un cliente. Arrugados, algunos ya ilegibles, y alguno que no aparece.
• El presupuesto que no sabes si te aceptaron. Lo mandaste hace tres semanas en un Word, el cliente te dijo que sí por teléfono y ahora no recuerdas si ya se lo facturaste.
• Quién te debe y desde cuándo. Lo sabes más o menos, de memoria, hasta que un día no cuadra.
• El día 20, con prisas. Llega el final del trimestre y toca reunir facturas, sumar el IVA, buscar los tickets que faltan y enviárselo todo a la gestoría a última hora.
• No saber cuánto has ganado. Sabes lo que entra en el banco, pero no cuánto llevas facturado este año ni cuánto IVA vas a tener que pagar hasta que alguien te lo calcula.

Nada de esto es por desorden. Es que cada cosa vive en un sitio distinto: el correo, la cartera, un Excel, el banco y la cabeza. En Koral Data todo eso vive en un solo sitio.

Facturar bien, a la primera

• La retención de IRPF, en la propia factura. Si eres profesional y facturas a empresas o a otros autónomos, eliges la retención del 15 % (o la del 7 % de inicio de actividad, que se aplica el año del alta y los dos siguientes) y el total se calcula solo: base, más IVA, menos retención.
• Verifactu, sin pensarlo. Al emitir la factura se le da su número definitivo, se genera su registro Verifactu y el PDF lleva el código QR tributario. Si tienes dudas sobre la obligación, lo explicamos en qué es Verifactu y quién está obligado.
• Del presupuesto a la factura sin teclear dos veces. Haces el presupuesto y, cuando el cliente lo acepta, lo conviertes en pedido, en albarán o directamente en factura. Cada documento nace del anterior, y con «Ver operación» ves toda la historia: qué presupuestaste, qué entregaste, qué facturaste y qué te han pagado.
• Facturas recurrentes. Si cobras una cuota, un mantenimiento o un alquiler cada mes, trimestre o año, la factura se prepara sola: en borrador para que la revises o emitida directamente, como prefieras.
• Enviada desde el propio programa. La factura sale por correo al cliente sin descargar el PDF y adjuntarlo a mano.

Y cada factura emitida genera a la vez sus vencimientos y su asiento contable. No hay que pasar nada a ningún otro sitio.

Los tickets, fuera de la cartera

Este es el cambio que más se nota. El ticket de la gasolinera o la factura del proveedor que llega en papel se fotografían con el móvil en el momento, y nuestro motor los lee:

• Propone el proveedor por su NIF (o lo da de alta si es nuevo).
• Rellena las líneas, el IVA, la retención y la cuenta de gasto, y comprueba que los importes cuadran.
• Avisa si la factura ya estaba registrada, para que no la metas dos veces.
• Deja un borrador en «Facturas por revisar», con el original al lado. Nada se registra hasta que tú lo confirmas.

Las facturas que te llegan por correo en PDF funcionan igual: las arrastras, varias a la vez, y se leen en segundo plano. Y la foto o el PDF quedan adjuntos a la factura, así que el original está siempre a un clic, también para tu asesoría.

Saber quién te debe (y a quién debes)

• Vencimientos a cobrar y a pagar, en una sola lista. Cuando un cliente te paga, marcas el cobro y listo; si te paga varias facturas de una vez, las seleccionas juntas.
• Conciliación bancaria. Importas el extracto del banco (en Norma 43 o en CSV) y cada movimiento se casa con su factura. Lo que ves en el programa es lo que hay en el banco.
• Remesas SEPA. Si cobras cuotas por domiciliación, o pagas a varios proveedores por transferencia, el fichero para la banca online se genera solo.

Cuánto llevas ganado, sin esperar a nadie

Al entrar en Koral Data, la pantalla de inicio te dice lo que normalmente sabes tres meses tarde:

• Lo que has vendido este mes y este año, con la gráfica de los últimos doce meses.
• Lo pendiente de cobro y de pago, y cuánto está ya vencido.
• El IVA del trimestre «por ahora»: lo repercutido, lo soportado y lo que te va a tocar ingresar si el trimestre acabara hoy.
• El saldo de tus cuentas y lo que queda por hacer: facturas en borrador, movimientos sin conciliar o algún registro Verifactu rechazado.

Y como la contabilidad se genera sola con cada factura, la cuenta de pérdidas y ganancias está al día sin que nadie la monte.

El día 20, sin prisas

Como cada factura emitida y cada gasto registrado ya están en su sitio, cuando llega el trimestre los números están hechos:

• Libros de IVA de facturas expedidas y recibidas, por trimestre, exportables a Excel para tu asesoría.
• Borrador del modelo 303, con el PDF listo para revisar.
• Borradores del 111 y del 115, con las retenciones de las facturas que has recibido de profesionales y de tu alquiler.
• Para el pago fraccionado (130), la cuenta de pérdidas y ganancias del trimestre ya está hecha: ingresos y gastos, listos para ti o para tu asesoría.
• Y al final del año, el 390, el 347 y, si vendes o compras en la Unión Europea, el 349.

Si estás en el criterio de caja, se configura por año y el IVA se tiene en cuenta cuando se cobra o se paga. Las fechas exactas de cada modelo las tienes en el calendario fiscal de 2027.

Pequeñas cosas que ahorran mucho tiempo

• Ctrl+K (⌘K en Mac) abre un buscador para ir a cualquier pantalla o acción sin buscar en los menús.
• Vistas guardadas. Si cada semana miras «facturas pendientes de cobro de este trimestre», la guardas y la tienes a un clic.
• Exportar a Excel lo que ves en pantalla, con sus filtros, cuando necesitas hacer tus propias cuentas.
• En el ordenador, la tablet o el móvil, desde el navegador y con los mismos datos. Lo contamos en ERP en la nube: ordenador, tablet y móvil.
• Si tienes tienda, el TPV sigue vendiendo sin conexión y envía los tickets cuando vuelve internet.
• Si usas un asistente de IA, puedes conectarlo a tus datos con nuestro servidor MCP y preguntarle «¿qué clientes me deben más de 60 días?».

Tu trimestre en Koral Data

Una lista para tenerla a mano:

1. Cada vez que facturas: factura emitida desde Koral Data, con su retención si toca. El asiento, los vencimientos y Verifactu salen solos.
2. Cada vez que gastas: foto al ticket en el momento. Por la noche, o una vez a la semana, revisas «Facturas por revisar» y confirmas.
3. Cada semana: miras el inicio. Lo vencido sin cobrar, lo reclamas; los cobros que han entrado, los marcas o los concilias con el extracto.
4. Antes del día 20: abres el borrador del 303 (y el 111 o el 115 si los presentas), compruebas que no falta ninguna factura y se lo pasas a tu asesoría con los libros de IVA.
5. Al cerrar el año: borradores del 390 y del 347, y todos los originales adjuntos por si alguien los pide.

Son unos minutos cada semana en lugar de una noche entera cada tres meses.

Empieza a organizarte

Koral Data no te pide que cambies cómo trabajas: te quita lo que haces dos veces. Si vienes de Excel o de Factusol, traemos tus clientes y tus datos para que no empieces de cero.

Puedes ver cómo funciona cada parte en ventas y facturación, compras y gastos, tesorería e impuestos, o escríbenos y te lo enseñamos con tus propias facturas.