ERP en la nube: tu empresa en el ordenador, la tablet y el móvil

Hasta hace no tanto, el programa de gestión vivía en un ordenador concreto de la oficina, o en un servidor en un armario. Para facturar había que estar delante de ese ordenador. Para consultar algo desde casa, una conexión remota que iba cuando quería. Y el almacén, la tienda o el comercial en la calle apuntaban en papel para pasarlo después.

Un ERP en la nube cambia eso de raíz. No porque «esté en internet», sino por lo que permite.

Qué significa estar en la nube

• No hay que instalar nada. Ni en los ordenadores ni en un servidor propio. Se abre en el navegador, con un usuario y una contraseña.
• Todos ven los mismos datos al momento. La factura que hace administración la ve el comercial; el stock que mueve el almacén lo ve la tienda.
• Las actualizaciones llegan solas. Cuando cambia la normativa, el programa se actualiza sin que nadie tenga que reinstalar nada.
• Las copias de seguridad no dependen de que alguien se acuerde de cambiar un disco.

Multiplataforma de verdad

Que un programa «funcione en el móvil» puede querer decir muchas cosas. Multiplataforma de verdad significa:

• Cualquier sistema: Windows, Mac, Linux o ChromeOS en el ordenador; iPad o Android en la tablet; iPhone o Android en el móvil.
• Cualquier navegador moderno: Chrome, Safari, Edge o Firefox.
• Pantallas pensadas para cada tamaño: en el móvil, el menú se recoge y las columnas se apilan; no es la pantalla del ordenador en pequeño.
• La misma cuenta y los mismos permisos en todos los dispositivos.

¿Y una PWA?

Una PWA (aplicación web progresiva) es una aplicación web que se puede instalar desde el navegador, sin pasar por la App Store ni Google Play: tiene su icono en la pantalla de inicio, se abre a pantalla completa y se comporta como una app más.

Para un ERP tiene mucho sentido: es el mismo programa en todos los dispositivos, se actualiza a la vez para todos y no hay que mantener versiones distintas para cada tienda de aplicaciones. Y aunque no se instale, cualquier navegador permite añadir el ERP a la pantalla de inicio del móvil o la tablet para abrirlo con un toque.

El móvil como escáner

La cámara es lo que convierte el móvil en algo más que una pantalla pequeña.

Códigos de barras sin lector. Apuntas la cámara al código y el artículo entra en el documento. Sirve para:

• Recibir la mercancía escaneando: cada lectura suma una unidad, se compara con lo que se pidió y se avisa de lo que llega de más o de menos. Si el artículo lleva lote o número de serie, lo pide al escanear.
• Contar el inventario pasillo a pasillo.
• Vender en el mostrador o añadir líneas a un pedido o un albarán.
• Dar de alta artículos leyendo su código EAN.

Y si prefieres un lector de verdad, uno USB o Bluetooth funciona en cualquier pantalla sin configurar nada.

Facturas y tickets de gasto. El ticket del restaurante, la factura del proveedor que llega en papel o el recibo del taller: se fotografían con el móvil y el programa los lee. Propone el proveedor (por su NIF), las líneas, el IVA y la cuenta de gasto, y deja un borrador para revisar con el original al lado. Nada se contabiliza sin que alguien lo confirme.

Los documentos, siempre a mano. La foto o el PDF de una factura queda adjunto a ella, igual que los documentos de un cliente, un proveedor o un artículo. Se consultan desde cualquier dispositivo, sin buscar en carpetas.

¿Y si se va la conexión?

Es la pregunta más habitual sobre la nube, y tiene sentido. La mayoría de tareas de gestión necesitan conexión, igual que el correo o el banco. Pero hay un sitio donde no puede faltar: el mostrador. Un buen TPV en la nube tiene que seguir vendiendo si se corta internet, numerar los tickets e imprimirlos, y enviarlos en orden cuando vuelve la conexión.

Seguridad: los datos no viven en el dispositivo

Con un programa instalado, los datos están en el disco del ordenador. Si se estropea, se pierde o se lo roban, el problema es serio. En la nube, el dispositivo solo es una ventana:

• Si pierdes el portátil o el móvil, tus datos siguen en su sitio.
• Cada persona entra con su usuario y ve solo lo que sus permisos le dejan ver.
• Cuando alguien deja la empresa, se le quita el acceso y listo; no hay copias del programa en su casa.

Cómo lo hacemos en Koral Data

Koral Data funciona en la nube, en el navegador de cualquier ordenador, tablet o móvil, con pantallas adaptadas a cada tamaño y los datos en servidores en España, dentro de la Unión Europea.

• La cámara lee códigos de barras en Chrome, Safari, Edge o Firefox, y también funcionan los lectores USB y Bluetooth: en el TPV, en las facturas, los pedidos y los albaranes, al recibir la mercancía escaneando y al contar el inventario.
• Las facturas y los tickets de gasto se fotografían y nuestro motor los convierte en un borrador, con el proveedor casado por su NIF y aviso de duplicados, en la bandeja «Facturas por revisar».
• El TPV sigue vendiendo sin conexión y envía los tickets en orden cuando vuelve.

Puedes verlo en compras y gastos, inventario y TPV, o pídenos una demostración en tu propio móvil.