Copias de seguridad en un ERP: por qué importan y qué preguntar a tu proveedor

Pocas empresas piensan en las copias de seguridad hasta el día en que las necesitan. Y en un ERP ese día es especialmente malo, porque ahí no hay solo documentos: están la contabilidad de varios ejercicios, todas las facturas emitidas y recibidas, los clientes, los proveedores, el stock y los cobros pendientes. Es, en la práctica, la memoria de la empresa.

Lo que se pierde si se pierde el ERP

• La contabilidad. El Código de Comercio (artículo 30) obliga a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento.
• Las facturas. Hacienda puede revisar los impuestos de los últimos cuatro años, y para hacerlo te pedirá las facturas y los registros que justifican cada declaración.
• Lo que no está escrito en ningún otro sitio: el historial de cada cliente, los precios pactados, los vencimientos, quién debe qué.

Rehacer todo eso a partir de correos, extractos bancarios y papeles puede llevar meses. Y algunas cosas no se pueden rehacer.

Qué puede salir mal

• Un ataque de ransomware cifra los ficheros y pide un rescate. Si la copia está en la misma red, también la cifra.
• Un fallo del disco o del servidor de la oficina.
• Un error humano: borrar un ejercicio, importar un fichero mal o cerrar un periodo por error.
• Un robo, un incendio o una inundación en la oficina, que se lleva el servidor y la copia que estaba al lado.
• Un proveedor que cierra o deja de dar servicio, y con él la forma de acceder a tus datos.

La regla 3-2-1

Es la recomendación más extendida, y sigue siendo válida:

• 3 copias de los datos: la original y dos más.
• 2 soportes distintos: por ejemplo, el servidor y un almacenamiento en la nube.
• 1 copia fuera de la oficina.

A esto se suele añadir una copia que no se pueda modificar durante un tiempo (inmutable) o que esté desconectada, para que un ransomware no pueda llegar a ella.

Dos números que conviene conocer

• ¿Cuántos datos puedes permitirte perder? Si la copia es diaria, en el peor caso pierdes el trabajo de un día. Si es semanal, el de una semana. En un ERP donde se factura y se cobra cada día, una copia semanal se queda corta.
• ¿Cuánto tiempo puedes estar sin el ERP? No es lo mismo recuperar los datos en una hora que en tres días. Mientras tanto, no facturas, no sabes qué stock tienes y no puedes cobrar.

Una copia que no se prueba no es una copia

El error más común no es no tener copias, sino tenerlas y descubrir el día que hacen falta que estaban incompletas, que llevaban meses fallando o que nadie sabe restaurarlas. Restaurar una copia de vez en cuando, en un entorno de prueba, es la única forma de saber que funciona.

Qué dice el RGPD

En el ERP hay datos personales de clientes, proveedores y empleados. El Reglamento General de Protección de Datos (artículo 32) pide medidas técnicas que garanticen, entre otras cosas, la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos rápidamente después de un incidente. Las copias de seguridad, cifradas y guardadas dentro de la Unión Europea, forman parte de esas medidas.

Servidor en la oficina o ERP en la nube

Con un servidor en la oficina, las copias son responsabilidad tuya: alguien tiene que configurarlas, revisar que se hacen, sacar una copia fuera y probar que se restauran. Es posible hacerlo bien, pero exige tiempo y constancia.

Con un ERP en la nube, de esa parte se ocupa el proveedor. Eso no significa que puedas olvidarte: significa que tienes que saber cómo lo hace.

Siete preguntas para tu proveedor de ERP

1. ¿Cada cuánto se hacen las copias?
2. ¿Dónde se guardan? ¿En otro centro de datos distinto del principal? ¿Dentro de la Unión Europea?
3. ¿Están cifradas?
4. ¿Cuánto tiempo se conservan? ¿Puedo recuperar los datos de hace un mes?
5. ¿Cada cuánto se prueba que se pueden restaurar?
6. Si pasa algo, ¿cuánto tardaríais en devolverme los datos?
7. ¿Puedo descargar todos mis datos cuando quiera, en un formato que otro programa pueda leer?

La última es la que menos se pregunta y una de las más importantes: tus datos son tuyos, y deberías poder llevártelos.

En Koral Data

Koral Data funciona en la nube, con los datos en servidores en España, dentro de la Unión Europea. Si tu empresa lo necesita, también puede tener su propia base de datos aislada en Microsoft Azure, Google Cloud, Amazon Web Services o DigitalOcean. Y con la API puedes sacar tus datos cuando quieras. Si quieres saber cómo hacemos las copias y qué haríamos en cada caso, pregúntanos: te lo explicamos con detalle.