Ecommerce: ¿quién debe generar la factura, la tienda online o el ERP?
Facturar desde la web con un plugin trae problemas con Verifactu, la numeración, las devoluciones y el IVA. Por qué conviene que facture el ERP.
Cuando una empresa abre su tienda online, la factura suele resolverse de la forma más rápida: un plugin de WooCommerce, una app de Shopify o el módulo de facturas de PrestaShop. El cliente compra, recibe su factura en PDF y listo.
Funciona mientras la tienda es pequeña y es lo único que vende. Pero cuando la empresa también vende en la tienda física, a otras empresas o en un marketplace, y tiene una contabilidad que cuadrar, la pregunta importa mucho: ¿dónde nace la factura, en la web o en el ERP?
La tienda online también es un sistema de facturación
La Agencia Tributaria lo ha dejado claro en sus preguntas frecuentes: las tiendas online están afectadas por Verifactu igual que una tienda física. Da igual que la venta sea por internet.
Eso significa que si la factura sale de la web, el plugin o la app que la genera tiene que cumplir el reglamento: registro de cada factura, huella encadenada, código QR y declaración responsable del fabricante. Y si además facturas desde el ERP (a las empresas, en la tienda física o las rectificativas), tendrás dos sistemas que cumplir y vigilar.
Los problemas de facturar desde la web
Dos numeraciones que no se hablan
Puedes tener una serie para la web y otra para la oficina, pero cada una tiene que ser correlativa y sin huecos. Cuando un pedido se cancela en la web después de facturarlo, o el plugin se actualiza y reinicia el contador, aparecen huecos o números repetidos. Y el ERP no se entera.
Facturas repetidas e IVA declarado dos veces
Si el pedido llega al ERP y alguien lo factura también ahí, la misma venta queda con dos facturas. El IVA se declara dos veces y la contabilidad no cuadra con el banco. Pasa más de lo que parece, sobre todo cuando un marketplace también ofrece emitir la factura por ti.
Devoluciones a medias
Una devolución en la web suele ser un reembolso: el dinero vuelve al cliente. Pero fiscalmente hace falta una factura rectificativa enlazada con la original, y el stock tiene que volver al almacén. Si cada cosa ocurre en un sitio distinto, alguna se queda sin hacer.
La contabilidad, a mano
Las facturas de la web hay que llevarlas a la contabilidad. Si no hay conexión, alguien exporta un Excel cada mes y la gestoría lo vuelve a teclear. Con cientos de pedidos, es fácil que falten o sobren.
Los cobros no cuadran con el banco
Las pasarelas de pago (Stripe, PayPal, Redsys) no te ingresan el importe de cada pedido: ingresan un total por periodo y descuentan su comisión. Para conciliar el banco hay que saber qué pedidos forman cada ingreso y registrar la comisión como un gasto.
El IVA de otros países
Si vendes a particulares de otros países de la UE y superas los 10.000 euros al año en ventas a distancia, tienes que aplicar el IVA del país del cliente y declararlo por la ventanilla única (OSS). La factura tiene que llevar el tipo correcto, y eso tiene que reflejarse en tus libros de IVA.
Clientes que son empresas
A un particular le puede bastar una factura simplificada, si el importe no pasa de 400 euros con IVA (3.000 euros en algunas actividades, como el comercio minorista). Pero si el cliente es una empresa y te da su NIF, necesita una factura completa. Y con la factura electrónica obligatoria entre empresas, esa factura tendrá que salir en un formato estructurado, algo que la mayoría de plugins de tienda no hacen.
La alternativa: la tienda vende, el ERP factura
El reparto más sencillo es que cada sistema haga lo suyo:
| La tienda online | El ERP |
|---|---|
| Muestra el catálogo, los precios y el stock | Es la fuente de los artículos, los precios y el stock |
| Recoge el pedido y cobra | Recibe el pedido y emite la factura, con su registro Verifactu |
| Envía al cliente su factura | Genera la factura en PDF y la envía o la deja a disposición de la tienda |
| Gestiona el reembolso | Emite la rectificativa y devuelve el stock al almacén |
| Genera el asiento, el IVA y el cobro pendiente, y lo concilia con la pasarela y el banco |
Así hay una sola numeración, un solo sistema que cumplir con Verifactu y la factura electrónica, y la venta de la web se trata igual que la de la tienda física o la de un comercial. La contabilidad está hecha en el momento de facturar.
Si ya facturas desde la web
No hace falta cambiarlo todo de golpe:
- Decide una sola fuente de facturas por canal y escríbelo. Lo peor es que dependa de quién lo haga.
- Desactiva la factura del plugin cuando el ERP empiece a facturar los pedidos, y cierra la serie de la web en una fecha concreta.
- Revisa los marketplaces: si alguno factura por ti, que esas ventas no se vuelvan a facturar en el ERP.
- Comprueba que el plugin cumple Verifactu mientras sigas usándolo.
Cómo lo resuelve Koral Data
Con Koral Data, los pedidos de la tienda llegan al ERP y la factura sale de Koral Data, con su registro Verifactu, como cualquier otra venta. El stock que ve la tienda es el del almacén, las devoluciones se hacen con su rectificativa enlazada a la factura original, y el banco se concilia con las facturas. Configuramos la conexión con WooCommerce, PrestaShop, Shopify o Logicommerce según tu tienda. Puedes verlo en Koral Data para ecommerce.
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