«Ver operación»: toda la historia de una venta en una sola pantalla

Una venta casi nunca es un solo documento. Empieza con un presupuesto, que se acepta y se convierte en pedido. El pedido se sirve en uno o varios albaranes. Los albaranes se facturan. A veces hay una devolución y una factura rectificativa. Y la factura tiene uno o varios vencimientos que se cobran en fechas distintas.

En muchos programas, cada uno de esos documentos vive en su propia pantalla. Cuando un cliente llama preguntando por su pedido, toca ir saltando de un listado a otro para reconstruir qué pasó. En Koral Data hay un botón para eso.

Qué es «Ver operación»

En la ficha de cualquier presupuesto, pedido, albarán o factura hay un botón «Ver operación». Al pulsarlo se abre un panel con todos los documentos de esa operación, en el orden en que se hicieron, como una línea de tiempo:

• En ventas: presupuesto → pedido → albaranes → factura, y también las rectificativas, las devoluciones y los canjes de facturas simplificadas por facturas completas.
• En compras: pedido al proveedor → entrada de mercancía → factura del proveedor.

Si el presupuesto salió de una oportunidad del CRM, la operación empieza por ella, con su etapa, el comercial y el importe estimado.

El documento desde el que lo has abierto aparece marcado como «este documento», para que sepas dónde estás dentro de la historia.

Qué ves de cada documento

Cada paso de la línea de tiempo muestra lo esencial:

• Qué documento es y su número, con un enlace para abrirlo.
• La fecha y la hora en que se hizo.
• Su estado: aceptado, convertido en parte, emitida, anulada, cobrada en parte, cobrada…
• El cliente o proveedor y el importe total.
• Sus vencimientos, con lo que vence en cada fecha y lo que ya se ha cobrado o pagado.
• En compras, la referencia del proveedor.

Y con «Vista previa» se despliegan las líneas del documento (concepto, cantidad, precio y base) y sus totales, sin salir del panel.

Para qué sirve en el día a día

• Atender a un cliente al teléfono. «¿Me enviasteis todo lo del pedido?» Abres el pedido, pulsas «Ver operación» y ves los dos albaranes, la factura y lo que queda por cobrar.
• Revisar una devolución. Ves la factura original, la rectificativa y cuándo se hizo cada una.
• Comprobar una compra antes de pagarla. Que la factura del proveedor corresponde a lo que se pidió y a lo que entró en el almacén.
• Explicar una cifra a la gestoría o a un auditor. Toda la cadena de una venta, en una sola pantalla y en orden.
• Saber qué falta. Un pedido convertido en parte, un albarán sin facturar o una factura cobrada en parte se ven de un vistazo.

Por qué es posible

«Ver operación» funciona porque en Koral Data los documentos no se copian de un programa a otro: cada uno nace del anterior. Cuando conviertes un presupuesto en pedido, o un albarán en factura, el nuevo documento queda enlazado con su origen. Por eso la historia completa se puede reconstruir en cualquier momento, sin que nadie tenga que apuntarla.

Es la misma idea que recorre todo el programa: un solo sitio para toda la gestión, donde cada dato se teclea una vez. Puedes ver cómo funcionan las ventas en ventas y facturación y las compras en compras y gastos.