¿Por qué Google Workspace no me cobra IVA? IVA intracomunitario, ROI y VIES

Google Workspace, Microsoft 365, la publicidad en Google, Meta o LinkedIn, un servidor, una herramienta de diseño… En el sector tecnológico casi todas las suscripciones llegan con una factura emitida desde otro país de la UE, muchas veces desde Irlanda, con 0 € de IVA y una frase en inglés: reverse charge.

Y aparecen las dudas: ¿por qué a mí no me cobran IVA y a otros sí? ¿Qué pinta ese «ES» delante de mi NIF? ¿Tengo que declarar algo si no he pagado IVA?

La respuesta corta: el IVA no desaparece, cambia de manos. En lugar de cobrártelo el proveedor, lo declaras tú. En este artículo explicamos cómo funciona, qué tienes que hacer para que no te cobren el IVA y cómo se declara. Es información general: si tu actividad está exenta de IVA o tienes casos especiales, revísalo con tu asesor.

Qué es «ES» seguido de tu NIF

Cuando el proveedor te pide el VAT number, lo que te pide es tu NIF-IVA: el código del país seguido de tu NIF. Si eres autónomo será algo como ES12345678Z, y si tienes una sociedad, ESB12345678.

Pero escribir el ES delante no basta. Tu NIF-IVA solo es válido para operaciones intracomunitarias si estás dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Si no lo estás, ese número no existe a efectos del IVA europeo, aunque tu NIF sea perfectamente válido en España.

Qué es el VIES

El VIES es la base de datos de la Comisión Europea donde cualquiera puede comprobar si un NIF-IVA está activo para operaciones intracomunitarias. Es lo que consulta el proveedor cuando escribes tu número en la ficha de facturación:

• Si el VIES lo da por válido, el proveedor entiende que eres una empresa y te factura sin IVA, con la mención de inversión del sujeto pasivo (reverse charge).
• Si el VIES no lo reconoce, te trata como a un particular y te cobra el IVA español del 21 %, que luego ingresa él en Hacienda.

Puedes comprobar tu propio número en la web del VIES: eliges España, escribes tu NIF sin el ES y te dice si es válido.

Cómo darte de alta en el ROI

El alta se pide con el modelo 036, la declaración censal, marcando la solicitud de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Puedes hacerlo al darte de alta en Hacienda o en cualquier momento después, con una modificación.

Ten en cuenta que:

• El alta no es inmediata. Hacienda puede revisar tu actividad antes de aceptarla, y tu número no aparecerá en el VIES hasta que esté concedida.
• Mientras tanto, te cobrarán el 21 %. Cuando ya estés en el VIES, actualiza tu NIF-IVA en la cuenta de cada proveedor para que las facturas siguientes lleguen sin IVA.
• Si vas a vender servicios a empresas de otros países de la UE, también necesitas estar en el ROI.

¿Y el IVA que me han cobrado mientras no estaba en el ROI?

Es la duda más habitual, y la respuesta no gusta: en principio no puedes deducirlo. Entre empresas, ese servicio debe tributar por inversión del sujeto pasivo, así que el IVA que te ha cobrado el proveedor no es el que procede, y la ley no permite deducir cuotas que no deberían haberse repercutido. En la práctica acaba siendo un coste. Cuanto antes te des de alta en el ROI, menos pierdes.

Cómo se declara: la inversión del sujeto pasivo

Cuando recibes una factura sin IVA de un proveedor de otro país de la UE, tú haces de proveedor y de cliente a la vez: te repercutes el IVA y te lo deduces en la misma declaración. Por eso se llama inversión del sujeto pasivo, o autorrepercusión.

Un ejemplo con una suscripción de 100 € al mes durante un trimestre:

En el modelo 303	Casilla	Importe
Adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios: base	10	300,00 €
Adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios: cuota (21 %)	11	63,00 €
Deducible en adquisiciones intracomunitarias corrientes: base	36	300,00 €
Deducible en adquisiciones intracomunitarias corrientes: cuota	37	63,00 €
Efecto en el resultado		0,00 €

Si tienes derecho a deducir todo el IVA, como la mayoría de las empresas y autónomos, el efecto es cero: lo que devengas por un lado lo deduces por el otro. Pero hay que declararlo igual.

Si no puedes deducir el IVA (porque tu actividad está exenta, como la sanidad, la enseñanza o los seguros) o solo deduces una parte (prorrata), el efecto ya no es cero: pagas el IVA que no puedes deducir. Es el mismo IVA que pagarías si el proveedor fuera español.

Además:

• La factura se anota en los libros de IVA como factura recibida con inversión del sujeto pasivo.
• Va en el modelo 349, la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, con la clave I (adquisiciones intracomunitarias de servicios), el NIF-IVA del proveedor y la base del periodo.
• Y en el resumen anual del 390, que recoge lo mismo que los cuatro 303 del año.

Si el proveedor es de fuera de la UE

Algunas herramientas te facturan desde fuera de la UE, por ejemplo desde Estados Unidos, también sin IVA. El mecanismo es el mismo (te repercutes y te deduces el IVA), pero cambian las casillas:

	Proveedor de la UE	Proveedor de fuera de la UE
IVA devengado en el 303	Casillas 10 y 11	Casillas 12 y 13
IVA deducible en el 303	Casillas 36 y 37	Casillas 28 y 29
Modelo 349	Sí, clave I	No

Antes de declararla, mira quién emite la factura: muchas empresas estadounidenses facturan a los clientes europeos desde una filial irlandesa o de otro país de la UE, y entonces es una operación intracomunitaria.

Y al revés: si vendes servicios a empresas de la UE

Si eres tú quien presta servicios a una empresa de otro país de la UE (desarrollo, diseño, consultoría…), funciona igual pero al revés:

• Comprueba en el VIES el NIF-IVA de tu cliente antes de facturar.
• Factura sin IVA e indica en la factura que es una operación con inversión del sujeto pasivo.
• En el 303 va en la casilla 59 (entregas intracomunitarias de bienes y servicios), y en el 349 con la clave S.
• Si el cliente es una empresa de fuera de la UE, la operación no está sujeta al IVA español y va en la casilla 120 del 303. No va en el 349.

Si tu cliente de otro país de la UE es un particular, las reglas son otras: en servicios electrónicos, por ejemplo, se aplica el IVA del país del cliente.

Los errores más habituales

• No declarar nada «porque sale cero». El resultado no cambia, pero no presentar el 349 se sanciona con 20 € por cada dato que debía incluir, con un mínimo de 300 €, y presentarlo incompleto o con datos erróneos tiene multas mayores por cada dato.
• Deducirte el IVA español que te cobró un proveedor extranjero cuando no estabas en el ROI.
• Contratar las herramientas de la empresa con una cuenta personal, sin tus datos fiscales: te llegarán facturas con IVA y a nombre de quien no es.
• Registrar la factura como un gasto sin IVA y olvidar la autorrepercusión. Los libros de IVA no cuadrarán con el 303 ni con el 349.

Cómo te ayuda Koral Data

• Facturas que se leen solas. Sube el PDF de la factura de tu proveedor y nuestro motor la lee: proveedor, importes e impuestos llegan en borrador para que la revises. Lo explicamos en compras y gastos.
• Operaciones intracomunitarias e inversión del sujeto pasivo en las facturas recibidas: Koral Data calcula el IVA devengado y el deducible y los lleva a los libros de IVA y a la contabilidad.
• Los borradores del 303 y el 349 salen de esos libros: las casillas 10 y 11, 12 y 13, 36 y 37, y la lista de operadores del 349. Si un proveedor o un cliente no tiene NIF-IVA de otro país de la UE, el 349 te avisa para que revises su ficha. Lo tienes todo en impuestos.
• Y al facturar, el IVA se aplica solo según el régimen del cliente: nacional, intracomunitario, exportación o exento.

Fuentes

• Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido: artículos 69 (lugar de realización de los servicios), 84.Uno.2.º (inversión del sujeto pasivo) y 94.Tres (cuotas no deducibles).
• Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA: artículos 78 a 81 (declaración recapitulativa, modelo 349).
• Ley 58/2003, General Tributaria, artículos 198 y 199: sanciones por no presentar declaraciones informativas o presentarlas incompletas.
• Agencia Tributaria: modelo 303, diseño de casillas y ayuda.
• VIES: comprobación de NIF-IVA, Comisión Europea.