Registro de jornada: qué te obliga a guardar la ley y cómo hacerlo sin papeles

Desde mayo de 2019, toda empresa con trabajadores tiene que registrar cada día a qué hora empieza y termina la jornada de cada uno. Siete años después, muchas pymes lo siguen haciendo con una hoja de papel en la pared o un Excel que se rellena a final de mes. Te contamos qué pide exactamente la ley, cuánto cuesta no cumplirla y por qué conviene pasarlo al móvil, más ahora que el Gobierno prepara el registro digital obligatorio.

Quién está obligado

Todas las empresas que tienen trabajadores por cuenta ajena, sean del tamaño y del sector que sean: también quien trabaja a jornada parcial o desde casa. El Gobierno puede fijar especialidades para algunos sectores y trabajos, pero la regla es general.

No afecta al autónomo sin empleados: la obligación es de la empresa respecto a sus trabajadores.

Qué hay que registrar

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores lo dice así: la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.

Cómo se organiza (en papel, con una tableta, con una aplicación) se decide en el convenio colectivo o en un acuerdo de empresa, o, si no lo hay, lo decide la empresa después de consultar a los representantes de los trabajadores.

Además, hay dos casos con reglas propias:

• Horas extraordinarias. La jornada se registra día a día y se totaliza en el periodo de pago, y se entrega al trabajador una copia del resumen con la nómina (artículo 35.5).
• Jornada parcial. Igual: día a día, totalizada cada mes, y con una copia del resumen de las horas ordinarias y complementarias junto con la nómina (artículo 12.4.c).

Las pausas no están en la letra de la ley, pero conviene registrarlas: es la única forma de saber cuánto tiempo de trabajo efectivo hay en cada jornada.

Cuánto tiempo y quién puede verlo

Los registros se guardan cuatro años y tienen que estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Si llega una inspección, te pedirán los de todos los trabajadores, y no vale reconstruirlos esa misma mañana.

Las multas

No llevar el registro de jornada, o incumplir los límites de jornada, horas extraordinarias, descansos o vacaciones, es una infracción grave (artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), con multas de:

Grado	Multa
Mínimo	De 751 a 1.500 €
Medio	De 1.501 a 3.750 €
Máximo	De 3.751 a 7.500 €

Y sin registro es muy difícil demostrar, ante una reclamación de horas extra, cuánto trabajó de verdad cada persona.

Los límites que el registro te ayuda a vigilar

Registrar no es solo una obligación: es lo que te avisa antes de saltarte un límite.

• 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual. La reducción a 37,5 horas de la que tanto se ha hablado no está en vigor.
• Nueve horas ordinarias al día como máximo, salvo que el convenio o un acuerdo con los representantes las distribuya de otra forma.
• Doce horas de descanso entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente.
• Una pausa de al menos 15 minutos si la jornada continuada pasa de seis horas. Solo cuenta como trabajo si lo dice el convenio o el contrato.
• Día y medio de descanso semanal ininterrumpido, acumulable en periodos de hasta catorce días.
• Treinta días naturales de vacaciones como mínimo, y catorce festivos al año como máximo, dos de ellos locales.

¿Papel, Excel o aplicación?

Hoy la ley no impone un formato. Pero el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en la sentencia que está en el origen de esta obligación (asunto C-55/18, de mayo de 2019), pidió un sistema objetivo, fiable y accesible. Y ahí el papel y el Excel tienen tres problemas:

• Se pueden rehacer. Una hoja rellenada a final de mes, con la misma letra y el mismo bolígrafo, no convence a nadie.
• Se pierden. Cuatro años de hojas firmadas, de todos los trabajadores, ocupan y se extravían.
• No avisan. Nadie se da cuenta de que alguien lleva tres semanas sin la pausa o con menos de doce horas de descanso hasta que llega una reclamación.

El registro digital que viene

El Gobierno prepara un real decreto para que el registro de jornada sea obligatoriamente digital, que no se pueda alterar y que la Inspección pueda consultar a distancia. A finales de octubre de 2026 no se ha publicado en el BOE, así que la obligación vigente sigue siendo la del artículo 34.9. Si se aprueba, actualizaremos este artículo.

Mientras tanto, llevarlo ya en digital tiene sentido por sí mismo: menos papel, menos discusiones y menos riesgo en una inspección.

Cómo te ayuda Koral Data

Con el control horario de Koral Data:

• Tus trabajadores fichan desde el móvil, con un enlace personal y sin usuario, en una tableta del centro con PIN o tarjeta QR, o desde el panel.
• Los fichajes no se pueden borrar. Una corrección deja el fichaje anulado y crea otro, con el motivo, quién la hizo y cuándo.
• Las pausas llevan su motivo (descanso, comida, médico, salida por trabajo), y las que cuentan como trabajo no restan horas.
• Las horas se calculan solas: ordinarias, extraordinarias y complementarias, según la jornada pactada.
• Avisos de salidas olvidadas, más de seis horas sin pausa, más de nueve de jornada y menos de doce de descanso.
• Vacaciones y ausencias que se piden desde el móvil y se aprueban, con el calendario laboral y sus festivos.
• El resumen mensual en PDF para firmar y entregar con la nómina, y el registro completo en CSV.
• Un acceso de solo lectura, con caducidad, para la Inspección de Trabajo o los representantes.

Normativa

• Real Decreto Legislativo 2/2015, Estatuto de los Trabajadores: artículos 12.4.c (jornada parcial), 34 (jornada, descansos y registro), 35.5 (horas extraordinarias), 37 (descanso semanal y festivos) y 38 (vacaciones).
• Real Decreto Legislativo 5/2000, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social: artículos 7.5 (infracción grave) y 40.1.b (multas).
• Sentencia del Tribunal de Justicia de la UE de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18.