Por qué un ERP tiene que ser bonito y fácil de usar

Durante años, los programas de gestión se han elegido por lo que hacen: cuántos módulos tienen, qué informes sacan, qué normativa cumplen. Cómo se usan quedaba en segundo plano. «Es un programa de gestión, no tiene que ser bonito.»

Pero un ERP no es una herramienta que se abre una vez al mes. Es la pantalla en la que el equipo de administración, el almacén y los comerciales pasan buena parte del día. Y ahí, que sea fácil y agradable de usar cambia mucho más que la estética.

Un ERP difícil no ahorra trabajo, lo cambia de sitio

Cuando un programa es lento, confuso o tiene diez pantallas para hacer una factura, pasa siempre lo mismo:

• La gente lo esquiva. Apunta los pedidos en una libreta o en una hoja y los pasa al programa «cuando tenga un rato».
• Vuelve el Excel paralelo, porque es más rápido para consultar algo que el propio ERP.
• Los datos dejan de ser fiables. Si el stock o los cobros se meten tarde o a medias, los informes del ERP no sirven para decidir.
• Todo depende de quien sabe usarlo. Y cuando esa persona falta, nadie se atreve a tocarlo.

El resultado es la paradoja de muchas empresas: tienen un ERP caro y completo, y siguen gestionándose con hojas de cálculo.

Bonito no es decorativo

Cuando hablamos de que un programa sea bonito no hablamos de adornos. Hablamos de cosas muy concretas:

• Saber dónde mirar. Una pantalla ordenada, con lo importante arriba y lo secundario apartado, se entiende sin formación.
• Leer los números de un vistazo. Importes alineados, estados con color (pendiente, cobrada, vencida) y totales claros. Un vencimiento en rojo se ve; una columna de texto gris, no.
• Equivocarse menos. Un formulario claro, que avisa al momento de lo que falta o no cuadra, evita la factura con el NIF mal o el IVA equivocado.
• Querer usarlo. Parece menor, pero no lo es: un programa agradable se abre antes que la hoja de cálculo.

Documentos enlazados: cada uno nace del anterior

En una empresa, los documentos no son sueltos: un presupuesto se convierte en pedido, el pedido se sirve en albaranes y los albaranes se facturan. Si el programa trata cada documento como independiente, hay que volver a teclear el cliente, las líneas y los precios en cada paso, y en cada paso puede colarse un error.

Cuando los documentos están enlazados:

• Cada documento nace del anterior, con sus líneas, precios y condiciones. Solo cambias lo que cambia.
• Se sabe qué falta: el pedido servido en parte, el albarán sin facturar, la factura cobrada a medias.
• Se puede reconstruir la historia de cualquier venta o compra, desde el presupuesto hasta el último cobro, sin preguntar a nadie.
• La contabilidad sale sola: la factura genera su asiento, su línea del IVA y su vencimiento.

Flujos fáciles: lo habitual, en un clic

Un buen programa hace fácil lo que se hace cien veces al día y deja lo excepcional a mano, pero sin estorbar. Algunos ejemplos de lo que eso significa:

• Convertir un presupuesto en pedido, o un pedido en albarán, con un botón.
• Facturar todos los albaranes del mes de un cliente en una sola factura.
• Buscar cualquier pantalla o acción escribiendo, sin recorrer menús.
• Guardar los filtros que usas cada día («facturas vencidas de este trimestre») para no volver a ponerlos.
• Exportar a Excel lo que estás viendo cuando necesitas analizarlo aparte.

Qué mirar al elegir un ERP

Las demostraciones comerciales suelen enseñar lo mejor del programa con datos preparados. Para saber si un ERP es fácil de usar de verdad:

1. Pide verlo con tus datos: tus clientes, tus artículos, tus tipos de IVA.
2. Haz una venta completa tú mismo: presupuesto, pedido, albarán, factura y cobro. Cuenta los clics y las veces que tienes que volver a escribir algo.
3. Busca un documento antiguo y averigua de dónde viene y si está cobrado.
4. Que lo pruebe quien lo va a usar, no solo quien lo va a pagar.
5. Ábrelo en un portátil normal y en una tablet, no solo en la pantalla grande de la demo.

Cómo lo hacemos en Koral Data

En Koral Data hemos cuidado tanto cómo se usa como lo que hace. Los documentos nacen unos de otros: un presupuesto se convierte en el siguiente documento con un botón, puedes facturar varios albaranes del mismo cliente en una sola factura y, desde cualquier documento, el botón «Ver operación» muestra toda la historia de esa venta o compra. Con Ctrl+K (o ⌘K en Mac) buscas cualquier pantalla o acción, los listados guardan tus vistas y se exportan a Excel con sus filtros.

La mejor forma de saber si te resulta cómodo es verlo con tus propios datos. Cuéntanos tu caso y te lo enseñamos.