Cadena de suministro y trazabilidad: saber de dónde viene y adónde va cada unidad

Un cliente llama: un producto que le vendiste hace tres meses ha dado problemas. Necesitas saber de qué proveedor vino, en qué entrada llegó, qué otros clientes compraron del mismo lote y cuántas unidades quedan en el almacén. ¿Cuánto tardas en responder?

Si la respuesta es «unos minutos», tienes trazabilidad. Si es «déjame que busque en los albaranes», no.

Qué es la trazabilidad

Es la capacidad de seguir cada unidad de producto a lo largo de la cadena de suministro: desde que la compras a tu proveedor, pasando por tu almacén (y por tu fábrica, si la transformas), hasta que la vendes a tu cliente.

Se mira en dos direcciones:

• Hacia atrás: de esta unidad, ¿qué proveedor, qué compra, qué fecha, qué lote?
• Hacia delante: de este lote, ¿qué clientes, qué albaranes, qué facturas, cuántas unidades quedan?

Cuándo es obligatoria y cuándo te la piden

• En alimentación y piensos es obligatoria. El Reglamento (CE) 178/2002 exige a todas las empresas de la cadena alimentaria poder identificar a quién compraron y a quién vendieron cada producto: lo que se conoce como «un paso atrás, un paso adelante».
• Otros sectores tienen sus propias normas: productos sanitarios, cosmética, fitosanitarios o piezas con garantía por número de serie.
• Los clientes grandes la exigen: distribuidores, cadenas de supermercados y fabricantes piden cada vez más saber el origen de lo que compran, y a veces auditan cómo lo llevas.
• Y te protege a ti: ante una reclamación, poder demostrar qué lote llevaba un pedido y de dónde venía cambia la conversación.

Las piezas de la trazabilidad

Lotes

Un lote agrupa las unidades fabricadas o recibidas en las mismas condiciones. Cada entrada de mercancía registra el lote del proveedor (y su fecha de caducidad, si la tiene), y cada salida indica de qué lote sale. Es lo habitual en alimentación, química o cosmética.

Números de serie

Cuando cada unidad es única (una máquina, una herramienta eléctrica, un electrodoméstico), se sigue por su número de serie: qué unidad exacta compraste, a quién la vendiste y, por tanto, qué garantía cubre.

Almacenes y ubicaciones

No basta con saber cuántas unidades hay: hay que saber dónde. En qué almacén, en qué pasillo o estantería, y qué lote hay en cada sitio. Los traspasos entre almacenes también tienen que quedar registrados.

Movimientos que no se sobrescriben

La pieza menos visible y la más importante. Si el stock es un número que cualquiera puede cambiar, la trazabilidad no se sostiene. Si el stock se calcula a partir de movimientos (cada entrada, salida, traspaso o ajuste queda registrado con su fecha, su documento y su lote), siempre se puede explicar por qué hay lo que hay.

Documentos enlazados

El pedido al proveedor, la entrada de mercancía y su factura; el pedido del cliente, el albarán y la factura de venta. Si cada documento nace del anterior, la cadena se reconstruye sola.

El día de la retirada

Es la prueba de fuego. Un proveedor te avisa de que un lote tiene un defecto, o lo detectas tú. Con buena trazabilidad:

1. Buscas el lote y ves cuántas unidades entraron, cuántas quedan y dónde.
2. Bloqueas lo que queda en el almacén para que no se venda.
3. Sacas la lista de clientes que lo recibieron, con sus albaranes y facturas.
4. Avisas solo a quien hace falta, en lugar de retirar todo el producto o llamar a todos los clientes.

Sin trazabilidad, cada uno de esos pasos son horas de revisar papeles, y la tentación es retirar mucho más de lo necesario.

Cómo llevarla sin que sea un trabajo extra

La trazabilidad falla cuando depende de que alguien apunte el lote a mano en un papel. Funciona cuando el lote se registra en el mismo gesto en que se trabaja:

• Al recibir la mercancía, escaneando los códigos de barras: el programa pide el lote o el número de serie en el momento.
• Al preparar el pedido, indicando de qué lote sale, o dejando que el programa lo proponga.
• Con etiquetas que lleven el código del artículo y del lote.
• Con un solo programa para compras, almacén y ventas, para que el lote no tenga que viajar de un sistema a otro.

Cómo lo resuelve Koral Data

En Koral Data, cada entrada, salida, traspaso o ajuste es un movimiento que no se sobrescribe, y el stock por almacén, ubicación, lote y número de serie se calcula a partir de ellos, con su coste medio. Los lotes llevan su fecha de caducidad, y para cada lote o número de serie ves con qué compra entró y en qué albaranes y facturas salió.

Al recibir la mercancía escaneando, Koral Data pide el lote o el número de serie de cada artículo que lo necesita. Y desde cualquier documento, «Ver operación» muestra toda la cadena: pedido, entrada y factura del proveedor, o presupuesto, pedido, albarán y factura del cliente. Puedes verlo en inventario y en compras y gastos.